長期以來，員工出差借款所占用的現(xiàn)金流量比重非常之大，備用金借款平均每月余額在5000萬元左右（不包括辦事處占用額，包括小額專項費用），由于費用報銷不及時，使當(dāng)期發(fā)生的費用難以記入相應(yīng)的會計期，造成費用預(yù)算失去準(zhǔn)確性，同時也給公司資金管理及備用金清理工作帶來很大難度。因此，為減少現(xiàn)金占用，有效使用資金，降低資金使用成本及更好地加強資金管理，特制定本管理規(guī)定。

  一、定義         

      員工公務(wù)支出分為一般性公務(wù)支出與專項性公務(wù)支出兩類。

l 一般性公務(wù)支出是指員工國內(nèi)出差期間的差旅費支出，包括在出差過程中發(fā)生的交通費、住宿費、交際費、郵電通訊費以及一般性日常公務(wù)雜費等。

l 專項性公務(wù)支出是指有特定用途、金額較大的支出，如：組織大型工作會議費、展覽費、裝修費、大修費、廣告費、招聘費、場租費、培訓(xùn)費、大型禮品費、大型接待費、辦公用品費、批量圖書采購費、零星采購預(yù)付款及其他大型項目支出等。

  二、原則

   1、員工一般性公務(wù)支出全部出差費用由個人墊付，取消備用金借款，報銷時公司按墊支金額的2%給予補貼。

   2、專項性公務(wù)支出，可以借支備用金，但原則上采取銀行轉(zhuǎn)帳方式支付。如果由員工個人墊付的專項性公務(wù)支出，報銷時也按2%給予補貼。

   3、到公司不滿三個月的新員工需下市場實習(xí)的，主管部門負責(zé)人可根據(jù)實際情況批準(zhǔn)借款，借款額應(yīng)在3000元以內(nèi)，報銷時扣除借款額后給予補貼。

 三、員工一般性公務(wù)支出管理規(guī)定

   1、各部門主管應(yīng)遵循“公司效益最大化”的原則，講求實效，注重經(jīng)效益，把好費用預(yù)算、審核關(guān)，嚴(yán)禁無明確任務(wù)而發(fā)生費用的行為。

   2、員工公務(wù)出差返回后，應(yīng)將出差期間所發(fā)生的費用分類粘貼，詳細填寫費用報銷單，原始發(fā)票須注明摘要、日期，住宿發(fā)票須填寫住宿人姓名、起止日期，市內(nèi)交通費應(yīng)注明起止地點等等。

 3、報銷非本人所發(fā)生的費用，應(yīng)單獨填寫費用報銷單及費用說明清單，并經(jīng)主管簽字后報銷，該部分費用不計算補貼。

  4、一般性公務(wù)出差人員，國內(nèi)信用卡的費用一律由個人負擔(dān)。

  5、員工一般性公務(wù)支出報銷取現(xiàn)金或轉(zhuǎn)個人信用卡，會計人員接單后應(yīng)在二天內(nèi)處理完畢，對特急單據(jù)當(dāng)天處理完畢。

  6、出差人員在外期間遇到資金不足時（如：出差時間延長），可采取如下辦法：

   (1) 向職工存貸處申請用款，將個人存款轉(zhuǎn)入信用卡；

   (2) 在外連續(xù)出差短期內(nèi)無法返回所在地的人員，應(yīng)及時將住宿發(fā)票、大額交際費發(fā)票等寄回各相關(guān)部門秘書，由秘書統(tǒng)一辦理審批、報銷手續(xù)，各財務(wù)處負責(zé)將報銷款電匯到本人所在地辦事處或個人信用卡。

  7、到公司不滿三個月的新員工借支備用金后，必須及時報銷，借款期限不得超過三個月，對于逾期未核銷的備用金，將扣罰每日萬分之四罰息。

  四、員工專項性公務(wù)支出管理辦法

   1、員工申請專項性公務(wù)支出借款前，必須認(rèn)真填寫《借支備用金申請表》，表內(nèi)各項要素必須如實填寫，經(jīng)分管、主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后方可借支。

   2、部門主管要嚴(yán)格控制專項性公務(wù)支出借款，專項性公務(wù)支出借款，必須附有合同、協(xié)議或其他附件，不屬專項性公務(wù)支出不予借支。

   3、對客戶人員的機票、住宿票，經(jīng)辦人應(yīng)詳細統(tǒng)計客戶人數(shù)、金額，辦理有關(guān)借支審批手續(xù)，并直接通過銀行劃款到各航空公司或酒店，事后，收集票據(jù)及時沖銷借款。

   4、專項性公務(wù)支出發(fā)生后，經(jīng)辦人必須在三個月內(nèi)及時跟蹤發(fā)票的取得，以便核銷備用金借款，對逾期未清理又無正當(dāng)理由的承辦人，將按借款總額所占用的時間扣罰每日萬分之四罰息。

  五、以上規(guī)定于1999年3月15日起執(zhí)行，同時停止一般性公務(wù)支出借款。

  六、本文件解釋權(quán)在財經(jīng)管理部。